Quatre documents, quatre moments de la vente. Les confondre crée des malentendus, et parfois des problèmes avec le fisc.
Le devis : avant
Le devis décrit ce que vous proposez et à quel prix. Il a une durée de validité (30 jours, par exemple). Signé par le client, il l'engage, et vous aussi.
La facture proforma : avant, pour payer ou importer
La proforma ressemble à une facture mais n'en est pas une : pas de valeur comptable, pas de TVA exigible. Elle sert au client pour obtenir un financement, débloquer un budget, faire un virement d'acompte ou dédouaner une marchandise. Au Bénin, au Sénégal ou en Côte d'Ivoire, les administrations et ONG la réclament très souvent avant un bon de commande.
La facture : après la vente
C'est la pièce comptable. Elle a un numéro chronologique, les mentions obligatoires, et c'est elle qui rend la TVA exigible. Une facture émise ne se supprime pas : on l'annule par un avoir.
Le reçu : quand l'argent est arrivé
Le reçu prouve le paiement. Indispensable quand on vous paie en espèces ou par Mobile Money : il protège votre client, et vous.
Dans Bonova, un devis accepté devient une facture en un clic, et une facture payée génère son reçu. Voir comment.